Documentação para clínica: seu guia de documentos essenciais

pilha de alguns documentos essenciais para clínica médica

É uma clínica médica que você está pensando em abrir? No dia-a-dia corrido é muito comum que alguns pontos acabem ficando mais de lado do que outros. Um desses que vejo com muita frequência acontecer, é a falta de cuidado com a documentação necessária para que essa clínica tenha segurança jurídica.

Além disso, outro motivo que também faz com que os médicos não lembrem tanto sobre isso é a própria falta de conhecimento sobre o que deveriam ter de documentos.

Portanto, como sempre escrevo conteúdos aqui no meu blog, pensando em facilitar a rotina dos profissionais da medicina, preparei esse conteúdo exclusivo para falar sobre guia de documentação para clínicas.

Dessa forma, no conteúdo de hoje separei os seguintes tópicos para a gente conversar:

  • Documentos para abertura da clínica;
  • Alvarás e licenças;
  • Documentos para funcionários;
  • Documentos para a prática clínica.

Antes de começar a falar com você sobre tudo isso, já aproveito para convidar você a compartilhar esse conteúdo com algum outro colega que também está precisando dessas dicas.

Agora, vamos ao que interesse.

Documentos para abertura da clínica

estetoscópio médico sob um documento essencial para todas as clínicas médicas

Em primeiro lugar, o ponto-chave que você precisa saber sobre os documentos para uma clínica é que ela é uma empresa assim como qualquer outra.

Na prática do meu dia-a-dia como advogada especialista em Direito Médico, percebo que muitos médicos acabam não tendo essa visão.

Então, correm um risco enorme ao não formalizar esse negócio da forma como deveria.

Por isso, sempre tenha em mente que se você tem uma clínica, além de médico você também será empresário.

Assim, o primeiro passo para formalizar esse negócio é a elaboração dos documentos de abertura da clínica.

Nesse sentido, o principal documento é o contrato social.

Contrato Social para clínicas médicas

Assim como qualquer outra empresa, o primeiro documento a ser elaborado para a sua abertura é o Contrato Social.

O Contrato Social é como se fosse a certidão de nascimento desse negócio. Nesse documento estarão presentes todas as informações mais importantes, como:

  • Nome da empresa;
  • Endereço;
  • Código das atividades da clínica;
  • Sócios;
  • Capital Social;
  • Administrador;
  • Forma de avaliação;

Entre outras cláusulas importantes.

Além disso, antes de abrir essa empresa, você deve escolher qual tipo societário mais adequado para a clínica.

Por exemplo, se você for abrir uma empresa sozinho, o mais indicado é uma sociedade limitada unipessoal. Agora, se for abrir com mais um colega, pode optar por outro tipo societário.

Portanto, o mais adequado é que você consulte sempre uma assessoria jurídica para poder dar a orientação correta para abertura dessa empresa.

O Contrato Social é um documento muito importante e é fundamental que um advogado feito por da área médica desenvolva.

Procedimento na Junta Comercial

Bom, depois do Contrato Social elaborado, para que a empresa passe a existir de maneira formal, você precisa registrar na Junta Comercial do seu Estado.

Portanto, não basta apenas fazer o documento, é preciso registrá-lo.

Nesse sentido, o procedimento de Junta Comercial é bastante burocrático e você deve ter bastante atenção.

Então, é novamente recomendado que você tenha ajuda especializada nesse momento.

Procedimento na Receita Federal

Depois do processo na Junta Comercial, também é preciso que seja feito um outro procedimento na Receita Federal, para obtenção do CNPJ dessa empresa.

É preciso comunicar à Receita Federal sobre essa abertura para que a sua clínica possa ter o Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas, o CNPJ.

Registro da Clínica no Conselho Regional de Medicina

Por fim, um diferencial da área médica para abertura de clínica é que essa empresa também precisa ter registro no Conselho Regional de Medicina.

Essa é uma previsão da lei 6839/80 que diz o seguinte:

“Art. 1º O registro de empresas e a anotação dos profissionais legalmente habilitados, delas encarregados, serão obrigatórios nas entidades competentes para a fiscalização do exercício das diversas profissões, em razão da atividade básica ou em relação àquela pela qual prestem serviços a terceiros.”

Inclusive, o próprio Conselho Federal de Medicina possui um Manual de Procedimentos Administrativos para esse cadastro.

Portanto, é super importante saber sobre esses detalhes ou estar amparado por uma assessoria jurídica que entenda do assunto.

Como acabei de mostrar, são diversos passos a serem feitos para a abertura da clínica, que você não pode deixar de fazer. Caso contrário, estará correndo o risco de estar atuando sem o devido amparo legal e isso pode trazer consequências bem graves.

Caso você tenha ficado com alguma dúvida sobre esse procedimento inicial, estou aqui para ajudar. Entre em contato comigo para conversarmos mais sobre as suas necessidades, com certeza consigo ajudar você a ter uma clínica mais segura juridicamente.

Alvarás e licenças

Continuando ainda sobre a questão de documentos para abertura da clínica, mesmo que você já tenha conseguido seu CNPJ e registro na Junta, outros documentos precisam ser feitos.

Esses documentos estão vinculados à operação da clínica junto ao Município no qual ela fica situada.

Isso porque todos os municípios exigem que as clínicas tenham alvará ou licença de funcionamento perante a vigilância sanitária e setor fiscal.

advogado especialista em direito médico carimbando um documento feito para uma grande clínica médica

Como uma clínica é uma empresa, ela também precisa recolher impostos, por exemplo, bem como estar dentro das normas legais da área sanitária, por ser algo relacionado à saúde.

Além disso, outro documento que costuma ser solicitado é o alvará dos bombeiros, para atestar que o estabelecimento está adequado às regras de proteção contra incêndios.

Assim, mesmo que a empresa já esteja aberta, para estar de acordo com as leis do município você precisa entender o que ele exige de uma clínica médica.

Documentos para funcionários

Outro ponto que também faz parte da documentação de uma clínica, são os documentos relacionados aos funcionários.

Praticamente todas as clínicas que atendo tem ao menos um funcionário. Então, mesmo que seja apenas um, você já tem documentos obrigatórios que precisa entregar.

Isso porque se você tem funcionários com carteira de trabalho assinada, existem declarações que precisam ser entregues ao Governo Federal.

Isso é fundamental para que você tenha tudo formalizado perante o Governo e também evite problemas futuros como processos na Justiça do Trabalho, por exemplo.

Então, esteja sempre atento se todos esses documentos estão em dias ou contrate uma assessoria que poderá fazer esse acompanhamento.

Documentos para a prática clínica

Por fim, outros documentos que também precisam ser bem redigidos são os documentos para uso durante a prática clínica.

duas pessoas falando sobre um documento feito para uma clínica médica

Alguns exemplos de documentos como esse que posso trazer para você são:

  • Receituários;
  • Solicitação de exames;
  • Laudo médico com diagnóstico;
  • Prontuário;
  • Cadastro de paciente;
  • Anamnese.

Entre outros documentos que podem ser fundamentais dependendo da área.

A maioria dos documentos que citei acima inclusive precisam obedecer a algumas normativas, seja do Conselho Federal de Medicina, ou até do Conselho Federal de Farmácia, em relação às prescrições.

Portanto, é sempre bom analisar todos esses documentos com um profissional que tenha mais experiência nessa parte burocrática, para verificar se estão todos de acordo com as normativas.

Leia mais sobre o contrato de prestação para serviços estéticos

LGPD para clínica médica

Outro ponto que é recente e nem todos os médicos ainda estão adequados é à LGPD, a Lei Geral de Proteção de Dados.

Sim, a Lei Geral de Proteção de Dados também é importante e aplicável aos médicos, em especial por serem dados sensíveis.

Olha só o que diz a lei sobre isso:

Art. 5º Para os fins desta Lei, considera-se:

I – dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;

II – dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;

Dessa forma, é fundamental que os médicos estejam com seus documentos adequados ao que a lei exige, pois uma clínica médica também pode sofrer as penalidades da LPGD. Inclusive com pagamento das multas em dinheiro.

Todos os documentos que listei nesse conteúdo são muito importantes para sua clínica, tenha muito cuidado para elaborá-los e aplicá-los no dia-a-dia.

Leia também: Normas de retorno de consulta médica para médicos e clínicas

Conheça meu trabalho como advogada em Direito Médico

Gabriela Braide advogada especialista em direito médico para profissionais da saúde e clínicas

Tenho certeza que essas dicas já vão dar para você um panorama geral de pontos que precisam ser cuidados na questão de documentação de uma clínica.

Agora, se você está procurando uma assessoria jurídica especializada para auxiliar com essas demandas, saiba que posso ajudar.

Meu nome é Gabriela Braide e sou advogada especialista em Direito Médico, tanto para profissionais, quanto para clínicas.

Atendo todos os dias médicos que estão procurando justamente essa profissionalização e organização do negócio, então já tenho experiência de sobra com essas demandas.

Além disso, entendo a importância de uma assessoria completa nesse sentido, já que a rotina do médico exige uma dedicação quase que exclusiva, ficando difícil conciliar tudo ao mesmo tempo.

Então, fique tranquilo e saiba que posso ajudar você a resolver essas demandas.

Para a gente poder conversar melhor sobre as suas necessidades agende uma reunião comigo.

Entre em contato através do WhatsApp para a minha equipe poder agendar um horário para isso. Estou esperando por você.

Gabriela Braide – Especialista em Direito Médico

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